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RFID智慧档案馆解决方案

档案馆RFID解决方案

 

一、档案馆现状

目前,国内档案馆都存在管理能力不足的情况,归纳后大致有如下问题:

※档案管理大多还是停留在目视管理的阶段

※普遍缺乏自动识别手段,不利于盘点工作展开

※档案馆普遍对于实体档案库有无、位置等情况缺乏准确把握

※无从对于档案是否在馆等准确了解,缺乏安全管理机制

※档案编目流程繁琐低效、整理耗时长

※档案查阅耗时长,查阅准确率难以达到要求

※档案存放次序较易被打乱,一旦放错,查找困难

※档案的盘点操作不科学

※公共档案利用率不高

※档案保密工作还是太多依靠人工,保密性差,风险高

※档案防损工作落后,很多珍贵档案损坏或流失

※档案流动管理混乱,丢失、断档频繁发生

 

二、应用目标

      RFID智能系统从档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务出发,对档案流通的各个环节进行数据采集的同时,通过在系统中构建数字档案柜,对档案馆内资料实现全面可视化查询管理,并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光提示报警、图像抓拍等各种手段,另外此系统可与档案管理系统、智能密集架系统、温湿度控制系统、监控系统、安防报警系统、消防系统等子系统无缝对接,实现档案业务办理及管理的数字化、自动化、智能化和高效化。




三、系统简介

      系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式PDA,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;手持式PDA是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件,管理员将采集到的数据导入至中心数据库,进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持





四、系统组成

      系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成,而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。




五、运作流程

1、入馆

      新的档案入库前,首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目,并通过终端管理器写入RFID标签,生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。

     入库时,档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令,然后读取要入馆的档案盒信息,然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行文件夹、档案盒信息匹配,匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后,管理员发出入馆确认信息,确认信息通过计算机总线传递至该文件或档案架,储位指示点亮起,管理人员将文件或档案盒放至指示点所指示的储位,按下储位上的确认按钮,指示灯熄灭,确认信号反馈回管理系统,入馆结束。全部档案入库完毕后,在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询,从而实现对档案的可视化、动态化管理。

2、盘点

     由于RFID的使用,盘点档案变成一项简单快速的工作:由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式PDA进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。

3.查阅

     在查询相关档案时,管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号,系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号,找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令,储位指示灯亮起。当档案经过出库口时,出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统,管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时,系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致,监控模块将向警报模块发出异常警报。

4.安全管理

     安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能,以防止档案被毁、被盗等。

5.防毁管理

     每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性,并存入RFID数据管理系统,由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时,管理员对该档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据核对,从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等

6.防盗管理

     所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉文件档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位,监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

7.销毁

     档案的价值具有时间效应,对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理,以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中,当有档案达到保管期限时,销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示,由管理员做出销毁或继续保管处理。同时,管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令,由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息,实现对档案的有效期管理。

 

六、RFID档案馆应用优势

     非接触式数据采集。无需打开档案盒,阅读器在粘贴有RFID电子标签的档案盒前经过,就可以采集到档案的具体名目、数量、档案摘要等信息。

     快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID阅读器可以同时采集上百个标签,这比传统条码扫描方式要快超过100倍。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,电子标签存储信息量大,使用寿命长,可重复使用。

     安全性高。电子标签的数据存取具有加密机制,无法伪造和非法篡改信息。

     电子标签抗污染性能强和耐久性好,对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。

     体积小、形状多样。电子标签基本不受尺寸大小与形状限制,用于档案管理适应性强。

     可重复使用。RFID标签可以重复擦写存储的数据,方便档案信息更新,而条形码印刷上去之后就无法更改。

     穿透性和无屏障阅读,RFID标签被覆盖在纸张、木材或塑料等非金属材质下仍能穿透通信。而条形码扫描必须在近距离且没有物体阻挡的情况下才可读取信息。

     电子标签具有EAS防盗功能,配合门型通道读写器,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警功能。

     通过使用RFID技术,可在档案馆中实现快速馆藏清点功能、借/还档案时即时资料识别和安全防盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等,这使得档案馆管理员的工作变得更加轻松,简便。

     RFID标签系统可以和传统的安全系统同时使用,可以与现存的档案馆基础设施和集成档案馆系统进行无缝连接。

     综上所述,RFID带给档案馆中的好处是显而易见的,这些好处最终归结到一点就是“加强档案馆管理、满足借阅人需求”。

 

七、档案馆配套硬件设备(点击查看